Uang masuk dari pembayaran merchant perlu dicatat dan dipisahkan dengan benar supaya arus kas usaha tetap jelas. Banyak pemilik usaha kecil hanya melihat notifikasi masuk lalu menganggap semuanya beres. Padahal, tanpa pengaturan, uang dari mesin EDC atau QRIS bisa bercampur dengan uang pribadi dan menyulitkan pengecekan.
Berikut langkah-langkah praktis mengatur uang masuk dari pembayaran merchant, mulai dari menyiapkan akun hingga mencocokkan laporan.
Kenapa uang masuk dari pembayaran merchant perlu diatur?
Pembayaran merchant biasanya masuk ke rekening penampungan dulu sebelum cair ke rekening bank. Ada jeda satu sampai beberapa hari kerja, tergantung penyedia. Jika tidak diatur, kamu bisa keliru mengira saldo kas tersedia padahal uangnya belum masuk. Akibatnya, pembayaran ke supplier atau gaji karyawan bisa terganggu.
Selain itu, biaya merchant seperti MDR (merchant discount rate) memotong nominal yang diterima. Tanpa pencatatan, kamu tidak tahu berapa sebenarnya uang bersih yang masuk. Ini penting untuk menghitung margin dan memantau kesehatan arus kas.
Langkah 1: Siapkan rekening khusus penampungan
Buka rekening bank terpisah untuk menampung hasil pembayaran merchant. Rekening ini khusus untuk penerimaan dari mesin EDC, QRIS, atau payment gateway. Jangan gunakan rekening ini untuk keperluan pribadi atau operasional harian lainnya. Dengan begitu, setiap dana yang masuk bisa langsung dikenali sebagai pendapatan merchant.
Jika kamu punya beberapa jenis pembayaran, misalnya kartu debit, kredit, dan QRIS, pastikan penyedia layanan mendukung pemisahan laporan. Beberapa penyedia memungkinkan satu rekening untuk semua jenis, tetapi laporannya terpisah. Pilih yang paling sesuai dengan volume transaksi.
Langkah 2: Catat setiap transaksi merchant secara harian
Setiap hari, catat total transaksi merchant yang terjadi. Kamu bisa menggunakan buku kas sederhana atau aplikasi pembukuan. Catat tanggal, jumlah transaksi kotor, biaya MDR, dan jumlah bersih yang seharusnya masuk. Jika ada transaksi gagal atau refund, catat juga sebagai pengurang.
Untuk memudahkan, gunakan fitur ekspor dari mesin EDC atau dashboard penyedia pembayaran. Banyak penyedia menyediakan laporan harian yang bisa diunduh. Simpan file tersebut sebagai arsip digital. Jika perlu, kamu bisa mempelajari cara mencatat penjualan harian agar modal usaha terpantau melalui panduan pencatatan penjualan harian.
Langkah 3: Pisahkan uang merchant dari uang kasir
Uang tunai dari kasir dan uang masuk dari pembayaran merchant sebaiknya tidak dicampur dalam satu laci. Jika kamu menerima pembayaran tunai dan non-tunai, buat pencatatan terpisah. Pisahkan juga struk atau bukti transaksi merchant dari uang tunai. Ini akan memudahkan rekonsiliasi nanti.
Beberapa usaha kecil menggunakan dua laci kasir: satu untuk tunai, satu untuk menyimpan bukti transaksi merchant. Jika tidak memungkinkan, gunakan amplop atau map terpisah untuk menyimpan struk merchant per hari. Pastikan uang tunai yang ada di kasir hanya berasal dari penjualan tunai, bukan dari penarikan merchant.
Langkah 4: Cocokkan setoran merchant dengan rekening bank
Setiap kali dana merchant cair ke rekening bank, cocokkan dengan catatan harianmu. Periksa apakah jumlahnya sesuai dengan total transaksi bersih setelah dipotong biaya. Jika ada selisih, telusuri penyebabnya. Bisa jadi ada transaksi yang gagal, biaya tambahan, atau keterlambatan pencairan.
Lakukan pencocokan ini minimal seminggu sekali. Jangan menunda terlalu lama karena semakin banyak transaksi, semakin sulit dilacak. Gunakan format sederhana: tanggal cair, jumlah di rekening, jumlah menurut catatan, selisih, dan keterangan. Simpan bukti transfer atau mutasi rekening sebagai lampiran.
Langkah 5: Hitung biaya merchant dan pengaruhnya ke harga jual
Biaya merchant memotong pendapatanmu. Karena itu, penting untuk menghitung berapa persen biaya yang dikenakan dan memasukkannya ke dalam perhitungan harga jual. Jika kamu menjual produk dengan margin tipis, biaya merchant bisa menggerus keuntungan. Evaluasi secara berkala apakah harga jual perlu disesuaikan.
Untuk memahami cara menghitung biaya merchant, kamu bisa membaca panduan menghitung biaya merchant. Di sana dijelaskan komponen biaya dan cara memperhitungkannya dalam penetapan harga.
Langkah 6: Gunakan uang merchant untuk modal usaha secara bijak
Uang yang sudah cair di rekening merchant bisa digunakan untuk modal usaha, misalnya membeli stok atau membayar supplier. Namun, pastikan kamu tidak menggunakan seluruh saldo untuk keperluan konsumtif. Sisihkan sebagian untuk dana cadangan atau pembayaran biaya merchant bulanan.
Jika kamu perlu modal tambahan, pertimbangkan untuk menggunakan dana merchant yang sudah stabil sebagai jaminan atau bukti arus kas. Beberapa penyedia pinjaman melihat riwayat pembayaran merchant sebagai indikator kelayakan. Namun, tetap berhati-hati dalam berutang dan sesuaikan dengan kemampuan usaha.
Langkah 7: Buat laporan bulanan sederhana
Di akhir bulan, rekap semua transaksi merchant: total penjualan kotor, total biaya, total bersih, dan jumlah yang sudah cair. Bandingkan dengan bulan sebelumnya untuk melihat tren. Laporan ini membantu kamu mengevaluasi kinerja penjualan dan efisiensi biaya.
Selain itu, laporan bulanan memudahkan saat kamu perlu mengajukan pinjaman atau bekerja sama dengan pihak lain. Data yang rapi menunjukkan pengelolaan keuangan yang baik. Simpan laporan ini dalam format digital dan cetak jika perlu.
Ringkasan
Mengatur uang masuk dari pembayaran merchant membutuhkan disiplin pencatatan dan pemisahan rekening. Mulai dari menyiapkan rekening khusus, mencatat harian, mencocokkan dengan mutasi bank, hingga membuat laporan bulanan. Dengan langkah-langkah ini, arus kas usaha lebih terkontrol dan keputusan keuangan bisa diambil berdasarkan data yang akurat.
Untuk memperdalam pengelolaan pembayaran merchant, kamu bisa membaca panduan lengkap mengatur pembayaran merchant untuk usaha kecil. Jika kamu ingin memantau kesehatan arus kas secara keseluruhan, ada juga panduan cara mengecek kesehatan arus kas usaha kecil.
Bagi yang ingin mencari hiburan sekaligus belajar dari komunitas, kamu bisa mampir ke tarkamlive. Di sana ada nonton bareng gratis untuk penggemar basket, sepakbola, dan UFC dengan host yang kocak. Sambil santai, kamu tetap bisa memantau bisnis.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Berapa lama dana merchant cair ke rekening?
Biasanya satu sampai tiga hari kerja, tergantung kebijakan penyedia layanan dan jenis pembayaran. Pembayaran kartu kredit bisa lebih lama daripada QRIS. Cek ketentuan penyediamu untuk memastikan.
Apakah uang merchant harus dipisah dari uang pribadi?
Ya, sebaiknya dipisah. Uang merchant adalah pendapatan usaha, bukan uang pribadi. Mencampurnya akan menyulitkan pencatatan dan bisa membuatmu kesulitan menghitung keuntungan usaha yang sebenarnya.
Bagaimana jika ada selisih antara catatan dan setoran merchant?
Telusuri penyebabnya, misalnya transaksi gagal, biaya tambahan, atau refund. Jika perlu, hubungi layanan pelanggan penyedia pembayaran. Simpan bukti komunikasi untuk referensi. Lakukan pencocokan rutin agar selisih tidak menumpuk.
