Kenapa angka di aplikasi merchant beda dengan uang yang masuk
Kalau kamu punya usaha kecil dan menerima QRIS, mesin EDC, atau pembayaran lewat marketplace, nominal yang tercatat di aplikasi sering tidak sama dengan harga jual. Penyedia layanan pembayaran memotong biaya transaksi sebelum uang dikirim ke rekening kamu, jadi mutasi rekening menunjukkan pendapatan bersih, bukan nilai penjualan utuh.
Cara mencatat pembayaran merchant yang benar dimulai dari satu kebiasaan: catat nilai penjualan sesuai harga di struk, lalu catat potongan biaya sebagai pengeluaran terpisah. Dengan begitu buku kas kamu cocok dengan mutasi rekening tanpa perlu menebak selisihnya di akhir bulan.
Siapkan tiga kolom dasar sebelum mulai mencatat
Kamu tidak perlu software akuntansi mahal untuk mulai rapi. Satu spreadsheet sederhana sudah cukup asal kolomnya konsisten. Buat minimal tiga kolom: tanggal transaksi, nominal penjualan, dan nominal yang benar-benar masuk ke rekening.
Tambahkan satu kolom untuk biaya transaksi. Kalau transaksi kamu campur antara tunai, QRIS, dan transfer, tambahkan kolom metode pembayaran supaya kamu bisa melihat metode mana yang paling banyak memakan biaya.
- Tanggal sesuai waktu transaksi terjadi, bukan waktu dana masuk.
- Nominal bruto sebesar harga yang dibayar pembeli.
- Biaya transaksi sesuai potongan yang tercantum di laporan penyedia pembayaran.
- Nominal neto yang benar-benar masuk ke rekening usaha.
Pakai rekening usaha, bukan rekening pribadi, saat menerima pembayaran merchant. Kalau kamu masih mencampur keduanya, mulai dari cara memisahkan uang usaha dan uang pribadi pemilik UMKM dulu. Mencatat jadi jauh lebih mudah ketika aliran uangnya sudah terpisah.
Langkah mencatat pembayaran merchant dari hari ke hari
1. Simpan struk atau catat saat transaksi terjadi
Jangan menunggu sampai malam atau akhir minggu. Catat transaksi di hari yang sama, sekecil apa pun nilainya. Kalau kamu punya banyak transaksi harian, simpan struk di satu tempat lalu rekap sekali sehari pada jam yang sama.
2. Cocokkan dengan laporan penyedia pembayaran
Setiap penyedia QRIS, EDC, atau marketplace punya laporan transaksi harian. Buka laporan itu, lalu bandingkan dengan catatan kamu. Yang dicari bukan hanya jumlah transaksi, tapi juga selisih antara nilai bruto dan dana yang dikirim.
Kalau ada transaksi yang gagal, refund, atau dibatalkan, catat juga. Transaksi batal bukan penjualan, jadi jangan dimasukkan ke kolom bruto. Kesalahan paling sering terjadi di sini, terutama untuk usaha yang menerima pesanan online.
3. Catat biaya transaksi sebagai pengeluaran
Potongan biaya transaksi, termasuk yang sering disebut MDR, adalah biaya operasional. Masukkan ke kolom pengeluaran di buku kas kamu. Kalau kamu tidak mencatatnya, laba usaha akan terlihat lebih besar dari yang sebenarnya dan kamu bisa keliru mengambil keputusan.
Untuk usaha kecil yang menerima berbagai metode pembayaran, membandingkan biaya antar metode membantu. Panduan 7 cara terima pembayaran merchant untuk UMKM bisa jadi bahan pertimbangan saat memilih penyedia.
4. Cocokkan dana masuk ke mutasi rekening
Dana dari penyedia pembayaran biasanya masuk ke rekening setelah satu sampai beberapa hari kerja, tergantung kebijakan penyedia. Ini sering bikin bingung karena tanggal transaksi tidak sama dengan tanggal dana masuk.
Gunakan kolom terpisah untuk tanggal pencairan. Saat mutasi rekening keluar, cocokkan nominalnya dengan catatan neto milikmu. Kalau ada selisih, telusuri transaksi mana yang belum tercatat atau tercatat dua kali.
5. Tutup buku setiap akhir pekan
Luangkan waktu 15 sampai 30 menit tiap akhir pekan untuk menutup catatan. Jumlahkan bruto, biaya transaksi, dan neto. Bandingkan total neto di catatanmu dengan total dana yang masuk ke rekening usaha selama minggu itu. Angkanya harus sama. Kalau tidak, cari penyebabnya sebelum minggu berikutnya dimulai.
Masalah yang paling sering muncul
- Transaksi tercatat dua kali. Biasanya terjadi karena kamu mencatat dari struk sekaligus dari laporan penyedia pembayaran. Pilih satu sumber utama, lalu pakai yang lain untuk verifikasi.
- Dana masuk digabung dalam satu transfer. Beberapa penyedia mengirim dana beberapa hari sekaligus dalam satu kali transfer. Rinci tanggal transaksi mana saja yang termasuk di dalamnya.
- Biaya tidak dicatat karena dianggap kecil. Potongan kecil yang dikumpulkan sebulan bisa cukup besar. Tetap catat.
- Rekening pribadi dipakai untuk menerima dana. Ini membuat pencocokan mutasi jadi rumit karena uang usaha bercampur dengan pengeluaran rumah tangga.
Jadikan pencatatan bagian dari rutinitas arus kas
Setelah pencatatan pembayaran merchant rapi, kamu punya bahan yang lebih baik untuk mengatur arus kas. Misalnya, kamu bisa melihat kapan dana dari penjualan biasanya cair sehingga tidak salah memperkirakan uang yang tersedia untuk bayar supplier.
Kalau penjualan usahamu naik turun cukup tajam, simpan juga catatan tersebut sebagai acuan saat menyusun rencana. Ada panduan terpisah soal cara menjaga arus kas usaha kecil saat penjualan naik turun yang bisa kamu pakai bersama catatan pembayaran ini.
Untuk usaha yang mulai berkembang, catatan pembayaran merchant juga berguna saat mengevaluasi biaya. Kalau biaya transaksi dan biaya operasional lain mulai membengkak, kamu bisa meninjau ulang pengaturan kas lewat panduan cara mengatur kas usaha kecil agar tidak boncos.
Ringkasan
Mencatat pembayaran merchant berarti membedakan nilai penjualan, biaya transaksi, dan dana yang benar-benar masuk rekening. Simpan struk atau catat transaksi di hari yang sama, cocokkan dengan laporan penyedia, catat biaya sebagai pengeluaran, lalu cocokkan dana masuk dengan mutasi rekening tiap minggu. Begitu polanya terbentuk, buku kas kamu akan cocok dengan rekening tanpa perlu menghitung ulang dari nol.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah potongan biaya transaksi harus dicatat terpisah?
Ya. Catat penjualan sebesar harga yang dibayar pembeli, lalu catat potongannya sebagai pengeluaran. Dengan begitu laporan laba kamu mencerminkan biaya sebenarnya, dan total dana masuk tetap bisa dicocokkan dengan mutasi rekening.
Bagaimana kalau dana dari penyedia pembayaran baru masuk beberapa hari kemudian?
Catat tanggal transaksi dan tanggal pencairan di kolom berbeda. Saat dana masuk, cocokkan nominal netonya dengan catatanmu. Selama kedua tanggal tercatat, selisih waktu pencairan tidak akan membuat buku kas kamu kacau.
Apakah usaha kecil perlu aplikasi khusus untuk mencatat pembayaran merchant?
Belum tentu. Spreadsheet dengan kolom tanggal, bruto, biaya, dan neto sudah cukup untuk usaha kecil. Aplikasi mulai membantu ketika jumlah transaksi per hari sudah sulit direkap manual atau kamu butuh laporan untuk pengajuan pinjaman usaha.
