Mencatat penjualan harian terdengar sepele, tapi usaha kecil sering bocor karena lupa mencatat transaksi kecil. Catatan penjualan yang rapi membuat kamu tahu berapa modal yang sudah kembali dan berapa yang masih berputar. Tujuh cara berikut bisa langsung kamu terapkan.
1. Siapkan Buku Kas Harian Sebelum Buka Toko
Buku kas harian adalah tempat pertama yang perlu kamu siapkan. Isinya sederhana: tanggal, uraian transaksi, uang masuk, uang keluar, dan saldo. Kamu bisa pakai buku tulis biasa atau spreadsheet. Kolomnya harus sudah ada sebelum transaksi pertama datang.
Kalau bingung formatnya, lihat panduan mengatur pembayaran merchant untuk usaha kecil yang juga membahas pencatatan dasar. Dengan begitu, kamu tidak perlu menebak-nebak saat mencatat.
2. Catat Setiap Transaksi Saat Itu Juga
Jangan menunda mencatat sampai tutup toko. Semakin lama ditunda, semakin besar kemungkinan ada transaksi yang terlupa. Simpan buku catatan di dekat kasir atau gunakan aplikasi di ponsel yang selalu siap.
Untuk transaksi tunai, langsung tulis nominalnya. Untuk pembayaran non-tunai, catat juga jenis pembayarannya. Ini penting supaya kamu bisa merekonsiliasi saldo kas dan saldo merchant di akhir hari.
3. Pisahkan Penjualan Tunai dan Non-Tunai
Penjualan tunai dan non-tunai punya alur uang yang berbeda. Tunai langsung masuk ke kas, sedangkan non-tunai masuk ke rekening merchant dengan jeda pencairan. Kalau dicampur dalam satu kolom, kamu akan sulit memantau uang yang benar-benar sudah cair.
Buat dua kolom terpisah di buku kas. Dengan begitu, kamu bisa melihat berapa uang tunai yang ada di tangan dan berapa yang masih dalam proses pencairan. Ini juga membantu saat menghitung uang kembalian di kasir, seperti dijelaskan di artikel cara mengelola uang kembalian dan pecahan di kasir.
4. Hitung Modal yang Sudah Kembali Setiap Hari
Setiap hari, luangkan waktu lima menit untuk menghitung berapa modal yang sudah kembali. Jumlahkan penjualan harian lalu bandingkan dengan harga pokok penjualan (HPP) barang yang terjual. Selisihnya adalah laba kotor harian.
Dengan cara ini, kamu tahu apakah penjualan hari itu sudah menutup modal atau belum. Kalau belum, kamu bisa segera menyesuaikan strategi, misalnya dengan mengurangi pembelian stok yang lambat laku.
5. Rekap Penjualan per Kategori Produk
Mencatat total penjualan saja tidak cukup. Kamu perlu tahu produk mana yang paling laris dan mana yang tidak. Buat rekap penjualan per kategori atau per item setidaknya seminggu sekali.
Dari rekap ini, kamu bisa melihat pola. Produk tertentu mungkin sering terjual di hari tertentu. Informasi ini berguna untuk mengatur stok dan modal kerja. Fokus pada kategori utama dulu jika detail belum perlu dicatat.
6. Cocokkan Catatan dengan Saldo Kas dan Rekening Merchant
Setiap akhir hari, cocokkan total penjualan tunai dengan uang fisik di kasir. Untuk penjualan non-tunai, cocokkan dengan mutasi rekening merchant. Kalau ada selisih, segera telusuri penyebabnya.
Selisih kecil sering terjadi karena uang kembalian atau biaya merchant. Kalau selisihnya besar, bisa jadi ada transaksi yang belum tercatat atau salah input. Lakukan pengecekan rutin agar masalah tidak menumpuk.
7. Gunakan Aplikasi Pembukuan Sederhana
Kalau transaksimu sudah cukup banyak, aplikasi pembukuan bisa menghemat waktu. Pilih aplikasi yang fiturnya sesuai kebutuhan, jangan yang terlalu rumit. Beberapa aplikasi menawarkan fitur pencatatan penjualan, rekap harian, dan laporan laba rugi sederhana.
Bandingkan dulu fitur dan biayanya sebelum memutuskan. Kamu bisa membaca perbandingan aplikasi pembukuan untuk UMKM sebagai bahan pertimbangan. Pastikan aplikasi yang dipilih bisa diakses dari ponsel dan biaya bulanannya tidak terlalu besar.
Ringkasan
Mencatat penjualan harian bukan pekerjaan yang rumit, tapi butuh konsistensi. Mulai dari buku kas sederhana, pisahkan tunai dan non-tunai, lalu rekap per kategori. Jangan lupa cocokkan dengan saldo kas dan rekening merchant setiap hari. Kalau perlu, gunakan aplikasi pembukuan yang sesuai kebutuhan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah perlu mencatat penjualan harian jika usaha masih kecil?
Perlu. Usaha kecil lebih rentan terhadap kebocoran modal karena pencatatan yang longgar. Dengan mencatat harian, kamu bisa memantau arus kas dan modal secara real-time.
Bagaimana cara mencatat penjualan jika pembeli membayar dengan kartu?
Catat penjualan tersebut di kolom non-tunai. Pisahkan dari penjualan tunai, dan catat juga biaya merchant jika ada. Saat dana cair ke rekening, kamu bisa mencocokkannya dengan catatan.
Apakah ada format buku kas harian yang standar?
Tidak ada format baku yang wajib. Kolomnya perlu mencakup tanggal, keterangan, uang masuk, uang keluar, dan saldo. Kamu bisa menyesuaikan dengan kebutuhan usaha.
