Pelanggan sekarang lebih sering mengeluarkan ponsel daripada dompet saat bayar di kasir. Kalau usaha Anda hanya menerima uang tunai, sebagian dari mereka akan membatalkan niat beli atau mencari toko lain. Ada beberapa cara terima pembayaran merchant untuk UMKM yang bisa dipilih sesuai ukuran usaha dan kebiasaan pembeli di sekitar Anda.
1. Uang tunai tetap dipertahankan
Meski pembayaran digital tumbuh, uang tunai masih dipakai. Warung kopi di pinggir jalan besar masih banyak yang melayani pembeli dengan lembaran lima ribu. Kas perlu disiapkan untuk memberi kembalian, terutama di jam sibuk pagi dan sore.
Masalah tunai ada di pencatatan. Uang masuk dan keluar mudah tercampur kalau tidak langsung dicatat. Sisihkan satu kotak khusus dan hitung isinya setiap tutup toko. Selisih kecil yang dibiarkan menumpuk lama-lama bikin laporan keuangan Anda tidak bisa dipercaya.
2. QRIS untuk semua aplikasi pembayaran
QRIS memungkinkan satu kode diterima oleh hampir semua aplikasi dompet digital dan mobile banking. Pelanggan tinggal memindai, memasukkan nominal, lalu konfirmasi. Anda tidak perlu memasang lima stiker QR berbeda di meja kasir.
Yang perlu diperhatikan adalah notifikasi masuknya dana. Suara notifikasi dari aplikasi merchant harus selalu terdengar, apalagi saat ramai. Kalau ponsel kasir dipakai untuk hal lain, aktifkan mode jangan ganggu hanya untuk panggilan, bukan untuk notifikasi pembayaran.
Pastikan juga nominal yang tertera di layar pelanggan sama dengan yang Anda minta. Kesalahan ketik nominal paling sering terjadi ketika kasir sambil melayani antrean panjang.
3. Mesin EDC untuk kartu debit dan kredit
Kalau pelanggan Anda banyak yang berbelanja di atas seratus ribu rupiah, mesin EDC layak dipertimbangkan. Kartu debit dan kredit masih jadi pilihan utama untuk pembelian besar, terutama di toko elektronik, perabot, dan perlengkapan bayi.
Pengajuan EDC biasanya lewat bank atau penyedia jasa pembayaran. Anda akan diminta dokumen usaha, rekening, dan foto lokasi. Setelah disetujui, dana dari transaksi kartu umumnya masuk ke rekening dalam hitungan hari kerja, bergantung pada perjanjian dengan penyedia.
- Cek biaya sewa atau biaya per transaksi sebelum tanda tangan kontrak.
- Tanyakan berapa lama dana mengendap sebelum bisa dipakai.
- Latih karyawan membaca pesan error di layar mesin.
4. Transfer bank manual dan virtual account
Untuk pesanan yang dipesan lewat WhatsApp atau media sosial, transfer bank masih jadi cara paling gampang. Anda cukup mengirim nomor rekening dan menunggu bukti transfer. Kelemahannya, Anda harus mencocokkan sendiri setiap mutasi dengan pesanan.
Virtual account menyelesaikan masalah itu. Setiap pesanan mendapat nomor unik, sehingga dana yang masuk otomatis terhubung ke pesanan tertentu. Cocok untuk usaha yang menerima puluhan pesanan per hari dan tidak sanggup lagi mengecek mutasi satu per satu.
5. Dompet digital dan marketplace
Kalau jualan di marketplace, dana dari pembeli ditahan dulu oleh platform dan baru bisa dicairkan sesuai jadwal. Ini sering bikin arus kas ketat, terutama saat Anda butuh belanja stok lagi padahal dana belum turun.
Untuk transaksi di luar marketplace, dompet digital seperti OVO, GoPay, atau DANA bisa dipakai langsung. Dana biasanya bisa dicairkan ke rekening bank, tapi perhatikan biaya penarikan dan batas minimumnya. Kalau Anda sering butuh dana cepat untuk restock, ada baiknya mempelajari cara cepat cair modal usaha untuk UMKM agar tidak terjebak menunggu pencairan yang lama.
6. Pembayaran di tempat untuk layanan jasa
Usaha jasa seperti salon, bengkel, atau laundry sering menerima pembayaran setelah pekerjaan selesai. Pilihan pembayaran tetap perlu disiapkan di titik serah terima. Banyak pemilik usaha jasa memakai kombinasi tunai dan QRIS karena keduanya cepat dan tidak butuh alat tambahan.
Kalau nilai transaksinya besar, misalnya servis mobil atau renovasi kecil, cicilan kartu kredit atau transfer bank lebih masuk akal. Tawarkan dua opsi saja supaya pelanggan tidak bingung dan kasir tidak salah hitung.
7. Bayar di muka lewat langganan atau deposit
Model langganan cocok untuk usaha yang pelanggannya datang rutin, seperti katering makan siang, cuci mobil bulanan, atau kopi berlangganan. Pelanggan membayar di muka, lalu saldo dipakai sedikit demi sedikit setiap kali datang.
Sistem ini menguntungkan dari sisi arus kas karena uang masuk lebih dulu. Anda hanya perlu mencatat saldo tiap pelanggan dengan rapi. Catatan manual di buku tulis masih bisa jalan kalau jumlah pelanggan di bawah lima puluh, tetapi begitu bertambah, aplikasi kasir sederhana akan menghemat banyak waktu.
Hal yang sering bikin ribet
Beberapa masalah muncul berulang ketika usaha mulai menerima banyak metode pembayaran. Menyiapkan prosedur singkat untuk karyawan baru bisa mengurangi kesalahan di kasir.
- Rekonsiliasi manual antara mutasi bank dan catatan penjualan. Lakukan setiap hari, jangan ditunda sampai akhir bulan.
- Biaya transaksi yang tidak dihitung dalam harga jual. Kalau margin tipis, biaya satu sampai dua persen bisa menggerus keuntungan.
- Struk hilang atau tidak tercetak, sehingga pelanggan minta refund sulit diproses.
- Ponsel kasir kehabisan baterai saat jam ramai.
- Nomor rekening yang dikirim ke pelanggan tidak diverifikasi ulang, terutama untuk pesanan besar.
Ringkasan
Cara terima pembayaran merchant untuk UMKM tidak harus serba canggih. Mulai dari tunai dan QRIS, lalu tambah EDC atau virtual account ketika volume transaksi menuntut. Yang paling menentukan adalah konsistensi mencatat dan menghitung biaya transaksi dalam harga jual.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah QRIS dikenakan biaya untuk UMKM?
Ya, ada biaya transaksi yang dipotong dari setiap pembayaran. Besarannya berbeda antara transaksi yang diproses lewat penyedia jasa pembayaran tertentu dan yang bersifat usaha mikro. Tanyakan langsung ke penyedia saat mendaftar agar Anda bisa menghitungnya dalam harga jual.
Berapa lama dana dari mesin EDC masuk ke rekening?
Tergantung perjanjian dengan bank atau penyedia jasa pembayaran. Ada yang mencairkan dalam satu hari kerja, ada yang dua sampai tiga hari. Untuk transaksi di akhir pekan atau hari libur, pencairan biasanya mundur ke hari kerja berikutnya.
Kalau usaha saya masih kecil, metode mana yang sebaiknya dipilih dulu?
Mulai dari tunai dan QRIS. Keduanya murah dan cepat dipasang. Tambahkan EDC atau virtual account setelah pelanggan mulai sering meminta metode pembayaran lain atau ketika nilai transaksi rata-rata naik.
